その人が「いなくなる日」は、突然やってくる

OEM食品メーカーが今すぐ始めるべき、属人化リスクの棚卸し

みなさん、こんにちは。ジャパンフードカンパニーの南口です。

今回も食品OEMに携わる皆様の経営や現場改善にお役立ていただける情報をお届けしてまいります。

「うちは大丈夫」——その根拠は、どこにありますか？

OEM製造を手掛ける食品メーカーの現場には、必ずといっていいほど「その人」がいます。

クライアントの細かい仕様を把握している人。段取りを一手に引き受けている人。「あの件、どうなってる？」と聞けば、すべて答えが返ってくる人。

経営者も工場責任者も、心のどこかで気づいています。「あの人がいなくなったら、困る」と。

でも、今日も現場は動いています。受注は入り、製品は出荷され、クライアントからのクレームもありません。だから「対処は、また今度」になります。

その判断は、ある意味で正しいです。緊急性がなければ、優先度は下がります。それが組織というものです。

ただ、属人化リスクには一つ、厄介な特性があります。静かに積み上がって、ある日、突然崩れる。

「その日」は、予告なく来る

ある食品メーカーでの話。

OEM受注を長年支えてきたベテランの製造担当者が、ある朝、体調不良で緊急入院しました。一週間の予定が、一ヶ月になりました。

困ったのは、製造そのものではありませんでした。段取りと、情報でした。

クライアントごとの出荷タイミングの「暗黙のルール」は、その人のメールの中にしかありませんでした。仕様書の最新版がどのファイルなのか、誰も自信を持って答えられませんでした。「確認が必要なときは、いつもあの人に聞いていた」。

現場は回りました。ただし、何倍もの時間と、何倍もの確認コストをかけて。そしてこう思った経営者は多いはずです。「戻ってきてくれてよかった。でも、もし戻ってこなかったら……」

退職の場合は、さらに過酷な場合もあります。工場責任者などは、人の関係性だけで、どうにか退職期日を引き延ばせたとしても、ルール上としては、期間は2週間。その短い時間で、何年分もの「頭の中の業務」を移転することは、ほぼ不可能に近いです。

属人化は「その人が優秀だから」生まれる

誤解されがちですが、属人化は怠慢の産物ではありません。むしろ逆です。有能な人材が、問題を起きる前に処理し、判断し、調整し続けた結果として、業務が「その人の中」に蓄積されていきます。組織としては機能しているように見えますが、実態は一人のベテランに経営リスクを委ねている状態です。

OEM製造という業態は、特にこのリスクが高いです。クライアントごとに異なる仕様・ロット・納期・梱包条件。それらの管理が「経験とExcelとメール」で成立している現場は、決して少なくありません。

準備は、大掛かりじゃなくていい

「システムを入れ替えましょう」という話ではありません。

まず必要なのは、業務の「見える化」です。誰が、何を、どんな手順でやっているのかを一度棚卸しするだけで、「うちの属人化ポイントはここだ」と可視化できます。

そして、見える化した業務の中には、思いのほか「自動化できるもの」が潜んでいます。

たとえば、毎日60分かかっていた出荷指示の作業。「これは人がやるもの」と誰もが思い込んでいましたが、実際には一部を自動化するだけで、わずか5分に短縮できました。削減できた時間は年間300時間以上。それ以上に大きかったのは、「誰でもできる業務になった」ことです。

「え、それも自動化できるんですか？」——実際に話を聞いた担当者のほぼ全員が、そう言います。自動化できる業務は、意外なほど身近なところに眠っています。まず業務を棚卸しして、「一覧」にしてみることで、初めてその存在に気づくことができます。

経営者に必要なのは「危機感」より「準備」

「その日」が来てから対策を考えても、遅いです。採用・育成・引き継ぎ——どれも時間がかかります。

今、現場が回っているうちに、業務を棚卸しします。記録を残す仕組みをつくります。一つひとつは小さなことでも、積み重ねた先に「あの人がいなくても大丈夫な組織」があります。

属人化リスクの怖さは、気づいたときに手遅れになっていることです。気づいている今こそ、動き時だと思います。

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ジャパンフードカンパニー（ＪＦＣ）

「海外進出」「デジタルマーケティング」「Ｅコマース」を活用し、日本の中小食品メーカーの売上アップを支援することを得意としています。画一的なソリューションではなく、企業の個性を最大限に活かし、成長する企業作りを得意としています。

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